Diese GDPR‑Informationsseite erklärt, wie Easy Rent Pro die EU‑Datenschutz‑Grundverordnung im Zusammenhang mit Easy Web Rent handhabt. Sie ersetzt nicht die eigene rechtliche Bewertung, Datenschutzhinweise, Verträge oder Datenschutz‑Folgenabschätzung eines Kunden.
1. Was ist die GDPR?
Die Datenschutz‑Grundverordnung (GDPR) ist der Rechtsrahmen der Europäischen Union für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie gilt seit dem 25. Mai 2018. Sie kann für Organisationen mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum gelten und in bestimmten Fällen für Organisationen außerhalb dieses Raums, die Personen im EWR Waren oder Dienstleistungen anbieten oder deren Verhalten dort überwachen.
2. Welche Informationen sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Angaben, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. In einem Vermietungsbetrieb können dies Namen, Kontaktdaten, Ausweisdokumente, Fahrerinformationen, Adressen, Reservierungsdaten, Fahrzeugnutzung, Zahlungsreferenzen, IP-Adressen, Kontoaktivitäten, Kommunikationen, Bilder und andere mit einer Person verknüpfte Informationen sein.
Bestimmte Daten können gesetzlichen zusätzlichen Schutz erhalten. Kunden sollten vermeiden, sensitive Informationen zu speichern, es sei denn, dies ist notwendig, rechtmäßig, ordnungsgemäß geschützt und durch eine geeignete Rechtsgrundlage gedeckt.
3. Rollen von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern
Für Konto-, Test-, Abrechnungs-, Website-, Vertriebs-, Support-, Sicherheits- und Geschäftsverwaltungsinformationen, über deren Verwendung und Zwecke Easy Rent Pro entscheidet, handelt Easy Rent Pro in der Regel als Verantwortlicher.
Für personenbezogene Daten, die ein Vermietungsunternehmen zu seinen Kunden, Fahrern, Mitarbeitenden, Reservierungen, Vermietungen, Verträgen, Zahlungen und Abläufen in Easy Web Rent eingibt, agiert das Vermietungsunternehmen üblicherweise als Verantwortlicher und Easy Rent Pro in der Regel als Auftragsverarbeiter gemäß den dokumentierten Anweisungen.
Rollen hängen von der konkreten Tätigkeit ab. Eine Partei kann für eine Verarbeitungstätigkeit Verantwortlicher und für eine andere Auftragsverarbeiter sein.
4. Pflichten des Kunden
Easy Web Rent macht einen Kunden nicht automatisch GDPR-konform. Jeder Kunde ist verantwortlich für:
- Ermittlung der anwendbaren Gesetze und Rechtsgrundlagen;
- Bereitstellung klarer Datenschutzhinweise;
- einholung gültiger Einwilligungen, wenn auf Einwilligungen gestützt wird;
- Erhebung auf notwendige Daten beschränken;
- Festlegen angemessener Zugriffs-, Aufbewahrungs- und Löschregeln;
- Bearbeitung von Betroffenenanfragen;
- Verwaltung von Mitarbeitern und autorisierten Nutzern;
- die Bewertung von Integrationen, Exporten und internationalen Übermittlungen;
- Führen von Aufzeichnungen und Durchführung von Folgenabschätzungen, soweit erforderlich.
5. Rechtmäßige Gründe
Je nach Kontext kann die Verarbeitung sich auf die Erfüllung eines Vertrags, vorvertragliche Maßnahmen auf Wunsch der betroffenen Person, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, berechtigte Interessen, Einwilligung oder eine andere rechtmäßige Grundlage stützen. Easy Rent Pro legt nicht die Rechtsgrundlage des Kunden für dessen Vermietungstätigkeiten fest.
6. Easy Web Rent-Funktionen zur Unterstützung der Compliance
Je nach abonniertem Versionsstand und Konfiguration kann Easy Web Rent rollenbasierte Zugriffe, Benutzerberechtigungen, Authentifizierung, Aktivitätsprotokollierung, Datensuche, Datensatzbearbeitung, Exporte, Dokumentenverwaltung, konfigurierbare Kundenfelder und betriebliche Steuerungen unterstützen.
Diese Werkzeuge unterstützen Compliance‑Maßnahmen, müssen jedoch vom Kunden angemessen konfiguriert und genutzt werden. Technische Möglichkeiten ersetzen keine Richtlinien, Schulungen des Personals, rechtliche Prüfung oder Governance.
7. Anfragen betroffener Personen
Ein Verantwortlicher ist dafür zuständig, Anfragen betreffend Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Widerruf der Einwilligung und automatisierte Entscheidungsfindung (soweit anwendbar) zu empfangen, zu prüfen, zu bewerten und zu beantworten.
Wenn Easy Rent Pro als Auftragsverarbeiter tätig wird, wird es angemessene Unterstützung mittels verfügbarer Servicefunktionen und Supportprozesse leisten, vorbehaltlich der Vereinbarung, Identitätsprüfung, technischen Durchführbarkeit und anwendbarer Gebühren für außerordentliche Arbeiten.
8. Sicherheit der Verarbeitung
Easy Rent Pro wendet technische und organisatorische Maßnahmen an, die darauf abzielen, Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Resilienz zu schützen. Zu den Maßnahmen können verwaltete Infrastruktur, Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Protokollierung, Updates, Netzwerkschutz, Verschlüsselung, wo angebracht, Backups, Monitoring und Verfahren zur Zwischenfallreaktion gehören.
Kunden müssen außerdem ihre Geräte, Zugangsdaten, Netzwerke, Integrationen, Exporte, Mitarbeitenden und lokale Kopien sichern. Kein System kann alle Risiken beseitigen.
9. Verletzungen personenbezogener Daten
Wenn Easy Rent Pro von einer bestätigten Verletzung personenbezogener Daten erfährt, die Kundendaten betrifft, für die es als Auftragsverarbeiter handelt, wird es den betreffenden Kunden unverzüglich, wie in der anwendbaren Vereinbarung und dem Recht gefordert, benachrichtigen und die verfügbaren Informationen bereitstellen, die für die Bewertung durch den Kunden vernünftigerweise erforderlich sind.
Der Verantwortliche bleibt dafür verantwortlich zu beurteilen, ob eine Meldung an eine Aufsichtsbehörde oder an betroffene Personen gesetzlich erforderlich ist.
10. Unterauftragsverarbeiter
Easy Rent Pro kann Hosting-, Infrastruktur-, Support-, Kommunikations-, Monitoring-, Zahlungs- und andere Dienstleister zur Verarbeitung von Daten einsetzen. Solche Anbieter werden für legitime Servicezwecke ausgewählt und unterliegen, soweit erforderlich, angemessenen vertraglichen und Sicherheitsanforderungen.
Aktuelle Unterauftragsverarbeiter- oder Übermittlungsinformationen können angefordert werden bei privacy@easyrentpro.com.
11. Internationale Übermittlungen
Easy Rent Pro kann Daten in Curaçao und in anderen Ländern verarbeiten, in denen Infrastruktur oder zugelassene Anbieter tätig sind. Soweit die GDPR-Übermittlungsregeln anwendbar sind, erfolgen Übermittlungen durch einen verfügbaren rechtmäßigen Mechanismus, wie eine Angemessenheitsentscheidung, Standardvertragsklauseln oder eine andere zulässige Absicherung.
Kunden sind dafür verantwortlich, Übermittlungen, die von ihren eigenen Nutzern, Exporten, Integrationen oder Diensten Dritter erstellt wurden, zu bewerten.
12. Aufbewahrung und Löschung
Konto- und Kundendaten werden in dem Umfang aufbewahrt, wie es zur Erbringung des Dienstes, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten, zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Wiederherstellung nach Ausfällen und zur Durchsetzung von Vereinbarungen erforderlich ist. Kunden sollten Aufbewahrungspraktiken einrichten und betreiben, die für ihre Daten geeignet sind.
Nach der Kündigung werden Zugriff, Export, Aufbewahrung, Backup-Rotation und Löschung durch die anwendbare Vereinbarung, die Datenschutzerklärung und Kündigungsrichtlinie.
13. Auftragsverarbeitungsvertrag
Soweit erforderlich, können Geschäftskunden eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement) anfordern, die dokumentierte Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung, Löschung oder Rückgabe, Prüfungsinformationen und internationale Übermittlungen regelt.
14. Dokumentation und Prüfungen
Easy Rent Pro führt die Informationen, die in angemessenem Umfang erforderlich sind, um die Einhaltung seiner Pflichten als Auftragsverarbeiter nachzuweisen. Prüfungs- und Auskunftsrechte des Kunden unterliegen Vertraulichkeit, Sicherheit, Verhältnismäßigkeit, Drittbeschränkungen und dem anwendbaren Vertrag.
15. Datenschutzkontakt
Fragen zur GDPR und zur Datenverarbeitung können gesendet werden an privacy@easyrentpro.com oder info@easyrentpro.com.