Esta página de información sobre GDPR explica cómo Easy Rent Pro aborda el Reglamento General de Protección de Datos de la UE en relación con Easy Web Rent. No sustituye la propia evaluación legal del cliente, los avisos de privacidad, los contratos o el análisis de impacto en la protección de datos.
1. ¿Qué es el RGPD?
El Reglamento General de Protección de Datos es el marco de la Unión Europea que regula el tratamiento de datos personales. Se aplica desde el 25 de mayo de 2018. Puede aplicarse a organizaciones establecidas en el Espacio Económico Europeo y, en determinadas circunstancias, a organizaciones fuera de él que ofrezcan bienes o servicios a personas en el EEE o supervisen su comportamiento allí.
2. ¿Qué información constituye datos personales?
Los datos personales son información relativa a una persona física identificada o identificable. En una operación de alquiler esto puede incluir nombres, datos de contacto, documentos de identificación, información del conductor, direcciones, registros de reservas, uso del vehículo, referencias de pago, direcciones IP, actividad de la cuenta, comunicaciones, imágenes y otra información vinculada a un individuo.
Ciertos datos pueden recibir protección adicional conforme a la ley. Los clientes deben evitar almacenar información sensible a menos que sea necesaria, lícita, debidamente protegida y amparada por una base legal adecuada.
3. Funciones del responsable y del encargado del tratamiento
Para la información de cuenta, prueba, facturación, sitio web, ventas, soporte, seguridad y administración empresarial cuya utilización Easy Rent Pro determine cómo y por qué realizar, Easy Rent Pro suele actuar como responsable del tratamiento.
Para los datos personales que una empresa de alquiler introduzca en Easy Web Rent sobre sus clientes, conductores, empleados, reservas, alquileres, contratos, pagos y operaciones, la empresa de alquiler suele actuar como responsable y Easy Rent Pro suele actuar como encargado conforme a sus instrucciones documentadas.
Los roles dependen de la actividad real. Una parte puede actuar como responsable en una actividad de tratamiento y como encargado en otra.
4. Responsabilidades del cliente
Easy Web Rent no hace que un cliente cumpla automáticamente con el GDPR. Cada cliente es responsable de:
- identificar las leyes aplicables y las bases legales;
- proporcionar avisos de privacidad claros;
- obtener consentimiento válido cuando se base en el consentimiento;
- limitar la recopilación a los datos necesarios;
- establecer reglas apropiadas de acceso, conservación y eliminación;
- responder a las solicitudes de los interesados;
- gestionar empleados y usuarios autorizados;
- evaluar integraciones, exportaciones y transferencias internacionales;
- mantener registros y realizar evaluaciones de impacto cuando sea requerido.
5. Bases jurídicas
Dependiendo del contexto, el tratamiento puede basarse en la ejecución de un contrato, en medidas solicitadas antes de celebrar un contrato, en el cumplimiento de obligaciones legales, en intereses legítimos, en el consentimiento u otra base lícita. Easy Rent Pro no determina la base jurídica del cliente para sus operaciones de alquiler.
6. Funciones de Easy Web Rent que respaldan el cumplimiento
Según la versión suscrita y la configuración, Easy Web Rent puede soportar acceso basado en roles, permisos de usuario, autenticación, registro de actividad, búsqueda de datos, edición de registros, exportaciones, gestión de documentos, campos de cliente configurables y controles operativos.
Estas herramientas apoyan los esfuerzos de cumplimiento, pero deben ser configuradas y utilizadas de forma adecuada por el cliente. La capacidad técnica no sustituye a las políticas, la formación del personal, la revisión legal ni la gobernanza.
7. Solicitudes de los interesados
Un responsable del tratamiento es responsable de recibir, verificar, evaluar y responder a las solicitudes relativas a acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad, retirada del consentimiento y toma de decisiones automatizada, cuando corresponda.
Cuando Easy Rent Pro actúe como encargado del tratamiento, prestará asistencia razonable utilizando funciones de servicio y procesos de soporte disponibles, sujeto al acuerdo, la verificación de identidad, la factibilidad técnica y las tarifas aplicables para trabajos no estándar.
8. Seguridad del tratamiento
Easy Rent Pro aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia. Las medidas pueden incluir infraestructura gestionada, controles de acceso, autenticación, registro de eventos, actualizaciones, protecciones de red, cifrado cuando proceda, copias de seguridad, supervisión y procedimientos de respuesta a incidentes.
Los clientes también deben proteger sus dispositivos, credenciales, redes, integraciones, exportaciones, empleados y copias locales. Ningún sistema puede eliminar todo riesgo.
9. Violaciones de datos personales
Cuando Easy Rent Pro tenga conocimiento de una violación confirmada de datos personales que afecte a Customer Data de los que actúe como encargado del tratamiento, notificará al cliente correspondiente sin demora indebida según lo exigido por el acuerdo aplicable y la ley, y proporcionará la información disponible razonablemente necesaria para la evaluación del cliente.
El responsable del tratamiento sigue siendo responsable de determinar si la notificación a una autoridad de control o a las personas afectadas es legalmente exigible.
10. Subencargados del tratamiento
Easy Rent Pro puede utilizar proveedores de alojamiento, infraestructura, soporte, comunicaciones, supervisión, pagos y otros servicios para procesar datos. Dichos proveedores se seleccionan por motivos legítimos de servicio y están sujetos a requisitos contractuales y de seguridad adecuados cuando sea necesario.
La información actual sobre subprocesadores o transferencias puede solicitarse a privacy@easyrentpro.com.
11. Transferencias internacionales
Easy Rent Pro puede procesar datos en Curaçao y en otros países donde opere infraestructura o proveedores aprobados. Cuando se apliquen las normas de transferencia del GDPR, las transferencias se gestionan mediante un mecanismo jurídico disponible, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales estándar u otra salvaguardia permitida.
Los clientes son responsables de evaluar las transferencias creadas por sus propios usuarios, exportaciones, integraciones o servicios de terceros.
12. Conservación y eliminación
Los datos de la cuenta y del cliente se conservan según sea necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, mantener la seguridad, recuperarse de fallos y hacer cumplir los acuerdos. Los clientes deben configurar y aplicar prácticas de retención adecuadas para sus datos.
Tras la cancelación, el acceso, la exportación, la retención, la rotación de copias de seguridad y la eliminación se rigen por el acuerdo aplicable, la Política de Privacidad y la Política de cancelación.
13. Acuerdo de tratamiento de datos
Cuando sea requerido, los clientes empresariales pueden solicitar un Acuerdo de Tratamiento de Datos que aborde instrucciones documentadas, confidencialidad, seguridad, subencargados, asistencia, eliminación o devolución, información de auditoría y transferencias internacionales.
14. Documentación y auditorías
Easy Rent Pro mantiene la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones como encargado. Los derechos de auditoría e información del cliente están sujetos a confidencialidad, seguridad, proporcionalidad, restricciones de terceros y al acuerdo aplicable.
15. Contacto de privacidad
Las preguntas sobre el GDPR y el tratamiento de datos pueden enviarse a privacy@easyrentpro.com o info@easyrentpro.com.