Deze GDPR-informatiepagina legt uit hoe Easy Rent Pro de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming benadert in verband met Easy Web Rent. Het is geen vervanging voor de eigen juridische beoordeling, privacyverklaringen, contracten of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling van een klant.
1. Wat is de AVG?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming is het kader van de Europese Unie voor de verwerking van persoonsgegevens. Zij is van toepassing sinds 25 mei 2018. Zij kan van toepassing zijn op organisaties die gevestigd zijn in de Europese Economische Ruimte en, in bepaalde omstandigheden, op organisaties daarbuiten die goederen of diensten aanbieden aan personen in de EER of hun gedrag daar monitoren.
2. Welke informatie is een persoonsgegeven?
Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. In een verhuurorganisatie kan dit namen, contactgegevens, identificatiedocumenten, bestuurderinformatie, adressen, reserveringsgegevens, voertuiggebruik, betalingsreferenties, IP-adressen, accountactiviteit, communicatie, afbeeldingen en andere aan een individu gekoppelde informatie omvatten.
Bepaalde gegevens kunnen onder de wet extra bescherming genieten. Klanten dienen het bewaren van gevoelige informatie te vermijden tenzij dit noodzakelijk, wettig, adequaat beveiligd en gebaseerd op een passende rechtsgrond is.
3. Rollen van verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Voor account-, proef-, facturering-, website-, verkoop-, support-, beveiligings- en bedrijfsadministratie-informatie waarvan Easy Rent Pro bepaalt hoe en waarom deze wordt gebruikt, treedt Easy Rent Pro doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke.
Voor persoonsgegevens die een verhuurbedrijf invoert in Easy Web Rent over zijn klanten, chauffeurs, werknemers, reserveringen, verhuur, overeenkomsten, betalingen en bedrijfsvoering, treedt het verhuurbedrijf doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en Easy Rent Pro doorgaans als verwerker op basis van diens gedocumenteerde instructies.
Rollen zijn afhankelijk van de feitelijke activiteit. Een partij kan verwerkingsverantwoordelijke zijn voor één verwerkingsactiviteit en verwerker voor een andere.
4. Verantwoordelijkheden van de klant
Easy Web Rent maakt een klant niet automatisch GDPR-conform. Elke klant is verantwoordelijk voor:
- het identificeren van toepasselijke wetten en rechtsgronden;
- duidelijke privacyverklaringen verstrekken;
- het verzamelen van geldige toestemming wanneer op toestemming wordt vertrouwd;
- het verzamelen beperken tot noodzakelijke gegevens;
- geschikte toegangs-, bewaartermijn- en verwijderingsregels instellen;
- reageren op verzoeken van betrokkenen;
- het beheren van medewerkers en geautoriseerde gebruikers;
- beoordeling van integraties, exports en internationale overdrachten;
- het bijhouden van gegevens en het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen waar vereist.
5. Rechtsgronden
Afhankelijk van de context kan de verwerking steunen op de uitvoering van een contract, stappen die vóór het aangaan van een contract zijn verzocht, naleving van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen, toestemming of een andere rechtmatige grondslag. Easy Rent Pro bepaalt niet de rechtsgrondslag van de klant voor zijn verhuuractiviteiten.
6. Easy Web Rent-functies ter ondersteuning van naleving
Afhankelijk van de afgenomen versie en configuratie kan Easy Web Rent rolgebaseerde toegang, gebruikersrechten, authenticatie, activiteitslogging, gegevenszoekfunctie, bewerken van records, exports, documentbeheer, configureerbare klantvelden en operationele controles ondersteunen.
Deze hulpmiddelen ondersteunen nalevingsinspanningen maar moeten door de klant correct worden geconfigureerd en gebruikt. Technische mogelijkheden vervangen geen beleidsregels, training van personeel, juridische toetsing of governance.
7. Verzoeken van betrokkenen
Een verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het ontvangen, verifiëren, beoordelen en afhandelen van verzoeken betreffende inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid, intrekking van toestemming en geautomatiseerde besluitvorming waar van toepassing.
Wanneer Easy Rent Pro optreedt als verwerker, zal zij redelijke bijstand verlenen met behulp van beschikbare servicefuncties en ondersteuningsprocessen, onder voorbehoud van de overeenkomst, identiteitsverificatie, technische uitvoerbaarheid en toepasselijke vergoedingen voor niet‑standaardwerk.
8. Beveiliging van de verwerking
Easy Rent Pro past technische en organisatorische maatregelen toe die bedoeld zijn om vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht te beschermen. Maatregelen kunnen beheerde infrastructuur, toegangscontroles, authenticatie, logging, updates, netwerkbeveiliging, encryptie waar passend, back-ups, monitoring en incidentresponsprocedures omvatten.
Klanten moeten ook hun apparaten, inloggegevens, netwerken, integraties, exports, medewerkers en lokale kopieën beveiligen. Geen enkel systeem kan alle risico’s wegnemen.
9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens
Wanneer Easy Rent Pro zich bewust wordt van een bevestigde inbreuk op persoonsgegevens die Klantgegevens betreft waarvoor zij als verwerker optreedt, zal zij de betreffende klant zonder onredelijke vertraging informeren zoals vereist door de toepasselijke overeenkomst en wetgeving, en de beschikbare informatie verstrekken die redelijkerwijs nodig is voor de beoordeling door de klant.
De verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor het vaststellen of melding aan een toezichthoudende autoriteit of aan betrokkenen wettelijk vereist is.
10. Subverwerkers
Easy Rent Pro kan hosting-, infrastructuur-, support-, communicatie-, monitoring-, betalings- en andere dienstverleners inzetten om gegevens te verwerken. Zulke leveranciers worden geselecteerd voor legitieme servicedoeleinden en zijn waar nodig onderworpen aan passende contractuele en beveiligingseisen.
Huidige subverwerker- of overdrachtsinformatie kan worden opgevraagd bij privacy@easyrentpro.com.
11. Internationale doorgiften
Easy Rent Pro kan gegevens verwerken in Curaçao en in andere landen waar infrastructuur of goedgekeurde leveranciers actief zijn. Waar de GDPR-overdrachtsregels van toepassing zijn, worden overdrachten afgehandeld via een beschikbaar rechtmatig mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere toegestane waarborg.
Klanten zijn verantwoordelijk voor het beoordelen van overdrachten die door hun eigen gebruikers, exports, integraties of diensten van derden worden gecreëerd.
12. Bewaring en verwijdering
Account- en klantgegevens worden bewaard zolang nodig is om de service te leveren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillen te beslechten, de beveiliging te handhaven, te herstellen van storingen en overeenkomsten af te dwingen. Klanten dienen bewaarbeleid in te stellen en toe te passen dat geschikt is voor hun gegevens.
Na annulering worden toegang, export, bewaring, back-uprotatie en verwijdering beheerst door de toepasselijke overeenkomst, het Privacybeleid en Annuleringsbeleid.
13. Verwerkersovereenkomst
Indien vereist kunnen zakelijke klanten een verwerkersovereenkomst aanvragen waarin gedocumenteerde instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers, ondersteuning, verwijdering of teruggave, auditinformatie en internationale doorgiften worden geregeld.
14. Documentatie en audits
Easy Rent Pro houdt informatie bij die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van haar verwerkersverplichtingen aan te tonen. Audit- en informatierechten van klanten zijn onderhevig aan vertrouwelijkheid, beveiliging, proportionaliteit, beperkingen door derden en de toepasselijke overeenkomst.
15. Contact voor privacyzaken
Vragen over GDPR en gegevensverwerking kunnen worden gestuurd naar privacy@easyrentpro.com of info@easyrentpro.com.