Dit Privacybeleid legt uit hoe Sunset Solutions N.V., handelend onder Easy Rent Pro, persoonsgegevens verwerkt in verband met de Easy Rent Pro-website, Easy Web Rent-proeven en -abonnementen, verkoop, facturatie, ondersteuning, communicatie en platformactiviteiten. Een verhuurbedrijf dat Easy Web Rent gebruikt is afzonderlijk verantwoordelijk voor zijn eigen naar-klanten gerichte privacyverklaring.
1. Toepassingsgebied en identiteit
Dit beleid is van toepassing op bezoekers, potentiële klanten, proefgebruikers, accountbeheerders, gemachtigde gebruikers, contactpersonen, leveranciers en andere personen die rechtstreeks met Easy Rent Pro interacteren. Het beschrijft ook op hoofdlijnen hoe Easy Rent Pro Klantgegevens behandelt als dienstverlener.
De verantwoordelijke onderneming is Sunset Solutions N.V., Curaçao. Privacyvragen kunnen worden gestuurd naar privacy@easyrentpro.com.
2. Informatie die wij verzamelen
Wij kunnen verzamelen:
- naam, bedrijf, functietitel, postadres, e-mailadres en telefoonnummer;
- informatie over proef, abonnement, plan, domein, account, gebruiker en serviceconfiguratie;
- factureringscontact, factuur, transactie-referentie, betalingsstatus, belasting en orderinformatie;
- ondersteuningsverzoeken, e-mails, telefoongesprekken, chatlogs, feedback en probleemoplossingsinformatie;
- IP-adres, browser, apparaat, besturingssysteem, taal, verwijzer, bekeken pagina's, inlogactiviteit, tijdstempels en beveiligingslogs;
- marketingvoorkeuren en interactie met communicatie;
- informatie die vrijwillig is verstrekt via formulieren, demonstraties, vergaderingen, enquêtes, imports, integraties of projectwerk.
Wij vereisen niet dat klanten volledige betaalkaartnummers of kaartveiligheidscodes naar Easy Rent Pro sturen. Primaire kaartgegevens dienen door de toepasselijke betalingsprovider via diens beveiligde betalingsinterface te worden verwerkt.
3. Bronnen
Informatie kan rechtstreeks afkomstig zijn van u, uw werkgever, een accountbeheerder, de website, Easy Web Rent, geautoriseerde integraties, betalingsproviders, communicatieaanbieders, analytics- of beveiligingstools, openbare bedrijfsbronnen en servicepartners.
4. Hoe wij informatie gebruiken
Wij gebruiken persoonsgegevens voor:
- vragen beantwoorden en demonstraties of proefversies aanbieden;
- accounts aanmaken, beheren, beveiligen en ondersteunen;
- leveren van hosting, abonnementen, integraties, migraties, trainingen en maatwerk;
- bestellingen, facturen, verlengingen, terugbetalingen, annuleringen en boekhouding verwerken;
- gebruikers authenticeren, fraude voorkomen, incidenten onderzoeken en infrastructuur beschermen;
- service-, support-, beveiligings-, facturerings- en juridische informatie communiceren;
- de betrouwbaarheid, bruikbaarheid, documentatie en productfunctionaliteit verbeteren;
- geaggregeerd website- en servicegebruik analyseren;
- voldoen aan wettelijke verplichtingen en overeenkomsten afdwingen;
- marketing verzenden waar toegestaan en volgens voorkeuren.
5. Rechtsgronden
Waar GDPR of vergelijkbare wetgeving van toepassing is, kan verwerking zijn gebaseerd op de uitvoering van een contract, stappen die zijn verzocht voorafgaand aan het aangaan van een contract, naleving van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en beveiligen van de onderneming, toestemming of een andere rechtmatige grondslag.
Gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer omvatten servicebeheer, beveiliging, fraudepreventie, ondersteuning, productverbetering, zakelijke communicatie en het vaststellen of verdedigen van juridische vorderingen, afgewogen tegen individuele rechten.
6. Klantgegevens in Easy Web Rent
Verhuurbedrijven kunnen persoonsgegevens over hun klanten, bestuurders, medewerkers, reserveringen, verhuur, documenten, betalingen en bedrijfsvoering opslaan in Easy Web Rent. Voor die gegevens bepaalt het verhuurbedrijf doorgaans de doeleinden en middelen van de verwerking en treedt het op als verwerkingsverantwoordelijke; Easy Rent Pro verwerkt die gegevens doorgaans als dienstverlener of verwerker.
Wij gebruiken de klantenlijst van een verhuurbedrijf niet om met dat bedrijf te concurreren, om niet‑gerelateerde Easy Rent Pro‑producten rechtstreeks aan diens klanten te vermarkten, of om die gegevens te verkopen.
7. Betalingen
Betaalproviders verwerken kaart- of bankgegevens onder hun eigen privacy- en beveiligingsvoorwaarden. Easy Rent Pro kan factuurnummer, klant- en bedrijfsnaam, factuuradres, belastinginformatie, transactie-referentie, betalingsstatus, bedrag, valuta en gerelateerde administratiegegevens bewaren.
Betalingsinformatie wordt gebruikt om transacties te voltooien, fraude te voorkomen, abonnementen te leveren, geschillen en terugbetalingen af te handelen en te voldoen aan financiële en wettelijke verplichtingen.
8. Wanneer informatie wordt gedeeld
Wij kunnen informatie delen met:
- hosting-, infrastructuur-, back-up-, monitoring-, beveiligings-, support-, e-mail-, bericht-, analytics- en communicatieproviders;
- betaalverwerkers, banken, accountants, auditors, verzekeraars, adviseurs en incassodiensten;
- integratieproviders geselecteerd of geautoriseerd door de klant;
- overheden, rechtbanken, toezichthouders, wetshandhavers of andere partijen waar vereist of toegestaan door de wet;
- een koper, investeerder, gelieerde partij of rechtsopvolger in verband met een legitieme vennootschappelijke transactie, onder voorbehoud van passende waarborgen.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
9. Internationale verwerking
Informatie kan worden verwerkt in Curaçao, de Verenigde Staten, Nederland, Singapore of andere locaties die door goedgekeurde dienstverleners worden gebruikt. De gebruikte locaties kunnen veranderen naarmate infrastructuur en leveranciers evolueren.
Waar beperkingen voor internationale doorgifte gelden, gebruiken wij een beschikbare rechtmatige bepalingswijze en passende contractuele, technische of organisatorische waarborgen.
10. Bewaring
Wij bewaren informatie zolang redelijkerwijs nodig is voor de beschreven doeleinden, inclusief de levensduur van het account, ondersteuning, beveiliging, back‑ups, belastingheffing, boekhouding, geschillen, juridische naleving en handhaving.
Bewaartermijnen variëren per gegevenstype. Proef- en inactieve-accountgegevens kunnen worden verwijderd na de toepasselijke operationele periode. Facturatie- en juridische gegevens kunnen langer worden bewaard indien vereist. Back-ups blijven bestaan totdat deze normaal worden geroteerd of verwijderd.
11. Beveiliging
Wij gebruiken maatregelen die zijn bedoeld om informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking, verlies en vernietiging. Maatregelen kunnen bestaan uit toegangscontroles, authenticatie, encryptie waar passend, managed hosting, logging, monitoring, back‑ups, updates en incident‑responsprocedures.
Geen transmissie- of opslagmethode is volledig veilig. Gebruikers moeten inloggegevens, apparaten, netwerken, integraties en geëxporteerde bestanden beschermen en vermoedelijke compromittering onmiddellijk melden.
12. Cookies en vergelijkbare technologieën
De website en dienst kunnen noodzakelijke cookies gebruiken voor authenticatie, beveiliging, voorkeuren, taal, sessies en formulieren. Analyse- of marketingtechnologieën kunnen eveneens worden gebruikt waar toegestaan en, wanneer vereist, na toestemming.
Browserinstellingen kunnen cookies blokkeren of verwijderen, maar het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan voorkomen dat delen van de website of service functioneren.
13. Marketingcommunicatie
U kunt productinformatie, updates en aanbiedingen ontvangen wanneer dit door de wet is toegestaan of wanneer u ervoor kiest ze te ontvangen. U kunt zich afmelden via de instructies in het bericht of door te e‑mailen naar privacy@easyrentpro.com.
Afmelden voor marketing stopt niet met essentiële account-, facturatie-, beveiligings-, ondersteunings-, juridische of servicegerichte communicatie.
14. Privacyrechten
Afhankelijk van uw locatie en de omstandigheden, kunt u rechten hebben om toegang te vragen, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, draagbaarheid, intrekking van toestemming of toetsing van bepaalde geautomatiseerde besluiten te verzoeken.
Verzoeken moeten worden gestuurd naar privacy@easyrentpro.com. We may verify identity and authority, and may decline or limit a request where permitted by law. When the request concerns data controlled by a rental company using Easy Web Rent, it should normally be directed to that rental company.
15. Kinderen
Easy Rent Pro is een zakelijke dienst en is niet gericht op kinderen. Wij werven niet bewust kinderen om bedrijfsaccounts aan te maken. Verhuurbedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor het bepalen of en hoe zij informatie over minderjarigen op wettelijke wijze verwerken in hun activiteiten.
16. Incidenten
Als wij een bevestigd beveiligingsincident identificeren dat persoonsgegevens betreft, zullen wij onderzoeken, inperken, verhelpen, documenteren en de meldingen verstrekken die vereist zijn door toepasselijke wetgeving of contract.
17. Links en integraties van derden
De website en het platform kunnen koppelingen bevatten naar of integreren met diensten van derden. Hun privacybeleid regelt hun verwerking. Klanten dienen die beleidsregels te beoordelen voordat zij een integratie inschakelen of informatie indienen.
18. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit beleid bijwerken om juridische, product-, leverancier-, beveiligings‑ of operationele wijzigingen weer te geven. De herziene versie wordt geplaatst met een bijgewerkte datum. Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd waar vereist.
19. Contact en klachten
Privacyverzoeken en -vragen kunnen worden gestuurd naar privacy@easyrentpro.com of info@easyrentpro.com.
Waar van toepassing kunt u ook een klacht indienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming die verantwoordelijk is voor uw locatie of de betreffende verwerkingsactiviteit.