Esta página de informação sobre o GDPR explica como a Easy Rent Pro aborda o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE em conexão com o Easy Web Rent. Não substitui a própria avaliação jurídica do cliente, os avisos de privacidade, contratos ou a análise de impacto sobre a proteção de dados do cliente.
1. O que é o RGPD?
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados é o quadro jurídico da União Europeia que rege o tratamento de dados pessoais. Está em vigor desde 25 de maio de 2018. Pode aplicar-se a organizações estabelecidas no Espaço Económico Europeu e, em circunstâncias específicas, a organizações fora dele que ofereçam bens ou serviços a pessoas no EEE ou que monitorem o comportamento dessas pessoas no EEE.
2. Que informações são dados pessoais?
Dados pessoais são informações relativas a uma pessoa natural identificada ou identificável. Em uma operação de aluguel, isto pode incluir nomes, dados de contato, documentos de identificação, informações do condutor, endereços, registros de reserva, uso do veículo, referências de pagamento, endereços IP, atividade da conta, comunicações, imagens e outras informações vinculadas a um indivíduo.
Determinados dados podem receber proteções adicionais por força de lei. Os clientes devem evitar armazenar informações sensíveis, salvo quando necessário, lícito, devidamente protegidas e amparadas por uma base legal apropriada.
3. Funções do responsável e do subcontratante
Para informação de conta, avaliação, faturação, website, vendas, suporte, segurança e administração empresarial cujos modos e finalidades de utilização a Easy Rent Pro determina, a Easy Rent Pro atua geralmente como controlador de dados.
Para os dados pessoais que uma empresa de aluguer introduz no Easy Web Rent sobre os seus clientes, condutores, colaboradores, reservas, alugueres, contratos, pagamentos e operações, a empresa de aluguer atua geralmente como responsável pelo tratamento e a Easy Rent Pro atua geralmente como subcontratada (processador) de acordo com as instruções documentadas.
Os papéis dependem da atividade real. Uma parte pode ser controladora em uma atividade de processamento e processadora em outra.
4. Responsabilidades do cliente
O Easy Web Rent não torna automaticamente um cliente conforme o GDPR. Cada cliente é responsável por:
- identificação das leis aplicáveis e das bases legais;
- fornecer avisos de privacidade claros;
- coletar consentimento válido quando o consentimento for invocado;
- limitar a coleta aos dados necessários;
- definir regras adequadas de acesso, retenção e exclusão;
- responder a solicitações de titulares de dados;
- gerenciamento de funcionários e usuários autorizados;
- avaliar integrações, exportações e transferências internacionais;
- manter registros e realizar avaliações de impacto quando exigido.
5. Fundamentos legais
Dependendo do contexto, o tratamento pode basear-se na execução de um contrato, em medidas solicitadas antes da celebração de um contrato, no cumprimento de obrigações legais, em interesses legítimos, no consentimento ou em outra base legal. A Easy Rent Pro não determina a base legal do cliente para as suas operações de aluguer.
6. Funcionalidades do Easy Web Rent que apoiam a conformidade
Dependendo da versão subscrita e da configuração, o Easy Web Rent pode suportar acesso baseado em funções, permissões de utilizador, autenticação, registo de atividade, pesquisa de dados, edição de registos, exportações, gestão de documentos, campos configuráveis do cliente e controlos operacionais.
Essas ferramentas apoiam esforços de conformidade, mas devem ser configuradas e usadas de forma adequada pelo cliente. Capacidades técnicas não substituem políticas, treinamento de pessoal, revisão jurídica ou governança.
7. Pedidos dos titulares dos dados
Um controlador é responsável por receber, verificar, avaliar e responder a pedidos relativos a acesso, correção, eliminação, limitação, oposição, portabilidade, retirada de consentimento e tomada de decisão automatizada, quando aplicável.
Quando a Easy Rent Pro atuar como processadora, prestará assistência razoável utilizando as funções de serviço e processos de suporte disponíveis, sujeito ao acordo, verificação de identidade, viabilidade técnica e às taxas aplicáveis para trabalho não padrão.
8. Segurança do tratamento
A Easy Rent Pro aplica medidas técnicas e organizacionais destinadas a proteger a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência. As medidas podem incluir infraestrutura gerida, controlos de acesso, autenticação, registo de logs, atualizações, proteções de rede, encriptação quando apropriada, cópias de segurança, monitorização e procedimentos de resposta a incidentes.
Os clientes devem também proteger seus dispositivos, credenciais, redes, integrações, exportações, colaboradores e cópias locais. Nenhum sistema pode eliminar todos os riscos.
9. Violações de dados pessoais
Quando a Easy Rent Pro tomar conhecimento de uma violação confirmada de dados pessoais que afete Customer Data para os quais ela atua como processadora, notificará o cliente relevante sem demora indevida, conforme exigido pelo acordo aplicável e pela lei, e fornecerá as informações disponíveis razoavelmente necessárias para a avaliação do cliente.
O controlador continua responsável por determinar se a notificação a uma autoridade supervisora ou às pessoas afetadas é legalmente exigida.
10. Subcontratantes ulteriores
A Easy Rent Pro pode utilizar fornecedores de hospedagem, infraestrutura, suporte, comunicações, monitorização, pagamentos e outros serviços para processar dados. Esses fornecedores são selecionados por finalidades legítimas de serviço e estão sujeitos a requisitos contratuais e de segurança adequados quando exigido.
Informações atuais sobre subprocessadores ou transferências podem ser solicitadas a privacy@easyrentpro.com.
11. Transferências internacionais
A Easy Rent Pro pode processar dados em Curaçao e noutros países onde exista infraestrutura ou fornecedores aprovados. Quando as regras de transferência do GDPR se aplicarem, as transferências são tratadas através de um mecanismo legal disponível, como uma decisão de adequação, cláusulas contratuais padrão ou outra salvaguarda permitida.
Os clientes são responsáveis por avaliar transferências criadas pelos seus próprios utilizadores, exportações, integrações ou serviços de terceiros.
12. Retenção e eliminação
Dados de Conta e do Cliente são retidos conforme necessário para fornecer o serviço, cumprir obrigações legais, resolver disputas, manter a segurança, recuperar-se de falhas e fazer cumprir contratos. Os clientes devem configurar e operar práticas de retenção adequadas aos seus dados.
Após o cancelamento, o acesso, a exportação, a retenção, a rotação de backups e a eliminação são regidos pelo contrato aplicável, pela Política de Privacidade e Política de cancelamento.
13. Acordo de tratamento de dados
Quando exigido, clientes empresariais podem solicitar um Acordo de Processamento de Dados que trate de instruções documentadas, confidencialidade, segurança, sub-processadores, assistência, eliminação ou devolução, informações de auditoria e transferências internacionais.
14. Documentação e auditorias
A Easy Rent Pro mantém as informações razoavelmente necessárias para demonstrar conformidade com as suas obrigações enquanto processador. Os direitos de auditoria e de informação do cliente estão sujeitos à confidencialidade, à segurança, à proporcionalidade, a restrições de terceiros e ao acordo aplicável.
15. Contacto de privacidade
Questões sobre o GDPR e o processamento de dados podem ser enviadas para privacy@easyrentpro.com ou info@easyrentpro.com.