Cette page d'information GDPR explique comment Easy Rent Pro aborde le Règlement général sur la protection des données de l'UE en lien avec Easy Web Rent. Elle ne remplace pas l'évaluation juridique propre du client, ses avis de confidentialité, ses contrats ou son analyse d'impact relative à la protection des données.
1. Qu’est-ce que le RGPD ?
Le Règlement général sur la protection des données (GDPR) est le cadre de l'Union européenne régissant le traitement des données à caractère personnel. Il s'applique depuis le 25 mai 2018. Il peut s'appliquer aux organisations établies dans l'Espace économique européen et, dans certaines circonstances, aux organisations situées en dehors qui offrent des biens ou services aux personnes dans l'EEE ou surveillent leur comportement sur le territoire de l'EEE.
2. Quelles informations constituent des données à caractère personnel ?
Les données personnelles sont des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Dans une activité de location, cela peut inclure les noms, coordonnées, documents d'identification, informations sur le conducteur, adresses, enregistrements de réservation, utilisation du véhicule, références de paiement, adresses IP, activité de compte, communications, images et autres informations liées à un individu.
Certaines données peuvent bénéficier d'une protection supplémentaire en vertu de la loi. Les clients doivent éviter de stocker des informations sensibles sauf si cela est nécessaire, légal, correctement protégé et fondé sur une base juridique appropriée.
3. Rôles du responsable du traitement et du sous-traitant
Pour les informations de compte, d'essai, de facturation, de site web, de ventes, de support, de sécurité et d'administration commerciale dont Easy Rent Pro détermine le comment et le pourquoi de l'utilisation, Easy Rent Pro agit généralement en tant que responsable du traitement.
Pour les données personnelles qu'une société de location saisit dans Easy Web Rent concernant ses clients, conducteurs, employés, réservations, locations, contrats, paiements et opérations, la société de location agit généralement en tant que responsable du traitement et Easy Rent Pro agit généralement en tant que sous-traitant selon ses instructions documentées.
Les rôles dépendent de l'activité réelle. Une partie peut être responsable du traitement pour une activité de traitement et sous-traitant pour une autre.
4. Responsabilités du client
Easy Web Rent ne rend pas automatiquement un client conforme au GDPR. Chaque client est responsable de :
- identifier les lois applicables et les bases légales ;
- fournir des avis de confidentialité clairs;
- obtenir un consentement valide lorsque le consentement est invoqué ;
- limiter la collecte aux données nécessaires;
- définir des règles appropriées d'accès, de conservation et de suppression;
- répondre aux demandes des personnes concernées;
- gérer les employés et les utilisateurs autorisés;
- l'évaluation des intégrations, des exportations et des transferts internationaux ;
- conserver des enregistrements et réaliser des analyses d'impact lorsque cela est requis.
5. Bases légales
Selon le contexte, le traitement peut être fondé sur l'exécution d'un contrat, des mesures demandées avant la conclusion d'un contrat, le respect d'obligations légales, des intérêts légitimes, le consentement ou une autre base légale. Easy Rent Pro ne détermine pas la base juridique du client pour ses opérations de location.
6. Fonctionnalités d’Easy Web Rent favorisant la conformité
Selon la version souscrite et la configuration, Easy Web Rent peut prendre en charge l'accès basé sur les rôles, les permissions utilisateur, l'authentification, la journalisation des activités, la recherche de données, la modification d'enregistrements, les exports, la gestion documentaire, des champs clients configurables et des contrôles opérationnels.
Ces outils soutiennent les efforts de conformité mais doivent être configurés et utilisés de manière appropriée par le client. La capacité technique ne remplace pas les politiques, la formation du personnel, la revue juridique ou la gouvernance.
7. Demandes des personnes concernées
Un responsable du traitement est chargé de recevoir, vérifier, évaluer et répondre aux demandes relatives à l'accès, à la rectification, à la suppression, à la limitation, à l'opposition, à la portabilité, au retrait du consentement et, le cas échéant, à la prise de décision automatisée.
Lorsque Easy Rent Pro agit en tant que sous-traitant, elle fournira une assistance raisonnable en utilisant les fonctions de service disponibles et les processus de support, sous réserve de l'accord, de la vérification d'identité, de la faisabilité technique et des frais applicables pour les travaux non standard.
8. Sécurité du traitement
Easy Rent Pro applique des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience. Ces mesures peuvent inclure une infrastructure gérée, des contrôles d'accès, l'authentification, la journalisation, les mises à jour, des protections réseau, le chiffrement lorsque cela est approprié, les sauvegardes, la surveillance et des procédures d'intervention en cas d'incident.
Les clients doivent également sécuriser leurs appareils, identifiants, réseaux, intégrations, exports, employés et copies locales. Aucun système ne peut éliminer totalement le risque.
9. Violations de données à caractère personnel
Lorsque Easy Rent Pro a connaissance d'une violation confirmée de données à caractère personnel affectant des Données Client pour lesquelles elle agit en tant que sous-traitant, elle en informera le client concerné sans retard injustifié comme l'exigent l'accord applicable et la loi, et fournira les informations disponibles raisonnablement nécessaires à l'évaluation du client.
Le responsable du traitement demeure chargé de déterminer si la notification à une autorité de contrôle ou aux personnes concernées est légalement requise.
10. Sous-traitants ultérieurs
Easy Rent Pro peut utiliser des prestataires d'hébergement, d'infrastructure, de support, de communications, de surveillance, de paiement et d'autres services pour traiter des données. Ces prestataires sont sélectionnés pour des finalités de service légitimes et sont soumis, lorsque nécessaire, à des exigences contractuelles et de sécurité appropriées.
Les informations actuelles sur les sous‑traitants ou les transferts peuvent être demandées à privacy@easyrentpro.com.
11. Transferts internationaux
Easy Rent Pro peut traiter des données à Curaçao et dans d'autres pays où opèrent des infrastructures ou des fournisseurs approuvés. Lorsque les règles de transfert du GDPR s'appliquent, les transferts sont effectués au moyen d'un mécanisme légal disponible, tel qu'une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie autorisée.
Les clients sont responsables d'évaluer les transferts effectués par leurs propres utilisateurs, les exportations, les intégrations ou les services de tiers.
12. Conservation et suppression
Les données du compte et les données client sont conservées selon les besoins pour fournir le service, satisfaire aux obligations légales, résoudre les litiges, maintenir la sécurité, récupérer des pannes et faire respecter les accords. Les clients doivent configurer et appliquer des pratiques de conservation adaptées à leurs données.
Après annulation, l'accès, l'exportation, la conservation, la rotation des sauvegardes et la suppression sont régis par l'accord applicable, la Politique de confidentialité et Politique d’annulation.
13. Accord de traitement des données
Le cas échéant, les clients professionnels peuvent demander un Accord de Traitement des Données traitant des instructions documentées, de la confidentialité, de la sécurité, des sous-traitants, de l'assistance, de la suppression ou du retour, des informations d'audit et des transferts internationaux.
14. Documentation et audits
Easy Rent Pro conserve les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en tant que sous-traitant. Les droits d'audit et d'information du client sont soumis à la confidentialité, à la sécurité, à la proportionnalité, aux restrictions liées aux tiers et à l'accord applicable.
15. Contact relatif à la vie privée
Les questions relatives au GDPR et au traitement des données peuvent être envoyées à privacy@easyrentpro.com ou info@easyrentpro.com.