La présente Politique de confidentialité explique comment Sunset Solutions N.V., opérant sous la raison Easy Rent Pro, traite les informations personnelles en relation avec le site Easy Rent Pro, les essais et abonnements Easy Web Rent, les ventes, la facturation, le support, les communications et le fonctionnement de la plateforme. Une société de location utilisant Easy Web Rent est, de son côté, responsable de son propre avis de confidentialité destiné à ses clients.
1. Champ d’application et identité
Cette politique s'applique aux visiteurs, clients potentiels, utilisateurs d'essai, administrateurs de comptes, utilisateurs autorisés, contacts, fournisseurs et autres personnes qui interagissent directement avec Easy Rent Pro. Elle décrit également, de façon générale, comment Easy Rent Pro traite les Données Client en tant que prestataire de services.
La société responsable est Sunset Solutions N.V., Curaçao. Les questions relatives à la confidentialité peuvent être envoyées à privacy@easyrentpro.com.
2. Informations que nous collectons
Nous pouvons collecter :
- nom, société, fonction, adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone;
- informations sur l'essai, l'abonnement, le plan, le domaine, le compte, l'utilisateur et la configuration du service;
- contact de facturation, facture, référence de transaction, statut du paiement, informations fiscales et commande ;
- demandes d'assistance, e-mails, appels, enregistrements de chat, retours et informations de dépannage;
- adresse IP, navigateur, appareil, système d'exploitation, langue, référent, pages consultées, activité de connexion, horodatages et journaux de sécurité;
- préférences marketing et interaction avec les communications;
- informations fournies volontairement via des formulaires, démonstrations, réunions, enquêtes, importations, intégrations ou travaux de projet.
Nous n'exigeons pas que les clients envoient les numéros complets de cartes de paiement ni les codes de sécurité de carte à Easy Rent Pro. Les détails principaux de la carte doivent être traités par le prestataire de paiement concerné via son interface de paiement sécurisée.
3. Sources
Les informations peuvent provenir directement de vous, de votre employeur, d'un administrateur de compte, du site web, d'Easy Web Rent, d'intégrations autorisées, de prestataires de paiement, de fournisseurs de communications, d'outils d'analyse ou de sécurité, de sources commerciales publiques et de partenaires de service.
4. Comment nous utilisons les informations
Nous utilisons les informations personnelles pour :
- répondre aux demandes de renseignements et fournir des démonstrations ou des essais;
- créer, administrer, sécuriser et assister les comptes ;
- fournir l'hébergement, les abonnements, les intégrations, les migrations, la formation et des travaux personnalisés ;
- traiter les commandes, factures, renouvellements, remboursements, annulations et la comptabilité;
- authentifier les utilisateurs, prévenir la fraude, enquêter sur les incidents et protéger l'infrastructure ;
- communiquer des informations relatives au service, au support, à la sécurité, à la facturation et aux aspects juridiques ;
- améliorer la fiabilité, l'utilisabilité, la documentation et les fonctionnalités du produit ;
- analyser l'utilisation agrégée du site web et des services ;
- respecter les obligations légales et faire respecter les accords ;
- envoyer des communications marketing lorsque cela est permis et conformément aux préférences.
5. Bases juridiques
Lorsque le GDPR ou une loi similaire s'applique, le traitement peut être fondé sur l'exécution d'un contrat, des mesures demandées avant la conclusion d'un contrat, le respect d'obligations légales, des intérêts légitimes dans l'exploitation et la sécurisation de l'entreprise, le consentement ou un autre fondement juridique.
Les intérêts légitimes peuvent inclure l'administration du service, la sécurité, la prévention de la fraude, le support, l'amélioration du produit, les communications commerciales et l'établissement ou la défense de réclamations juridiques, pondérés par rapport aux droits des personnes.
6. Données du client dans Easy Web Rent
Les entreprises de location peuvent stocker des données personnelles concernant leurs clients, conducteurs, employés, réservations, locations, documents, paiements et opérations dans Easy Web Rent. Pour ces données, l'entreprise de location détermine généralement les finalités et les moyens du traitement et agit en tant que responsable du traitement ; Easy Rent Pro traite généralement les données en tant que prestataire de service ou sous-traitant.
Nous n'utilisons pas la liste de clients d'une société de location pour entrer en concurrence avec elle, commercialiser directement auprès de ses clients de location des produits Easy Rent Pro sans rapport, ni vendre ces enregistrements.
7. Paiements
Les prestataires de paiement traitent les informations de carte ou bancaires selon leurs propres conditions de confidentialité et de sécurité. Easy Rent Pro peut conserver le numéro de facture, le nom du client et de la société, l'adresse de facturation, les informations fiscales, la référence de la transaction, le statut du paiement, le montant, la devise et les enregistrements comptables connexes.
Les informations de paiement sont utilisées pour effectuer les transactions, prévenir la fraude, fournir les abonnements, traiter les litiges et les remboursements, et respecter les obligations financières et légales.
8. Quand les informations sont partagées
Nous pouvons partager des informations avec :
- fournisseurs d'hébergement, d'infrastructure, de sauvegarde, de surveillance, de sécurité, de support, d'e-mail, de messagerie, d'analytique et de communications ;
- processeurs de paiement, banques, comptables, auditeurs, assureurs, conseillers et prestataires de recouvrement;
- fournisseurs d'intégration sélectionnés ou autorisés par le client ;
- gouvernement, tribunaux, autorités de régulation, forces de l'ordre ou autres parties lorsque requis ou autorisé par la loi ;
- un acheteur, un investisseur, une société affiliée ou un successeur dans le cadre d'une transaction d'entreprise légitime, sous réserve de garanties appropriées.
Nous ne vendons pas d'informations personnelles à des tiers pour leur marketing indépendant.
9. Traitement international
Les informations peuvent être traitées à Curaçao, aux États-Unis, aux Pays-Bas, à Singapour ou dans d'autres lieux utilisés par des prestataires de services approuvés. Les lieux utilisés peuvent changer à mesure que l'infrastructure et les fournisseurs évoluent.
Lorsque des restrictions de transfert international s'appliquent, nous utilisons un mécanisme légal disponible et des garanties contractuelles, techniques ou organisationnelles appropriées.
10. Conservation
Nous conservons les informations aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins décrites, y compris pendant la durée de vie du compte, pour le support, la sécurité, les sauvegardes, la fiscalité, la comptabilité, les litiges, la conformité légale et l'exécution.
Les périodes de conservation varient selon le type de données. Les informations de l'essai et des comptes inactifs peuvent être supprimées après la période opérationnelle applicable. Les dossiers de facturation et juridiques peuvent être conservés plus longtemps lorsque cela est requis. Les sauvegardes restent jusqu'à leur rotation normale ou leur suppression.
11. Sécurité
Nous utilisons des mesures visant à protéger les informations contre l'accès non autorisé, l'altération, la divulgation, la perte et la destruction. Les mesures peuvent inclure des contrôles d'accès, l'authentification, le chiffrement lorsque cela est approprié, l'hébergement géré, la journalisation, la surveillance, les sauvegardes, les mises à jour et les procédures de réponse aux incidents.
Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est complètement sécurisée. Les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, appareils, réseaux, intégrations et fichiers exportés et signaler rapidement toute compromission suspected.
12. Cookies et technologies similaires
Le site et le service peuvent utiliser des cookies nécessaires pour l'authentification, la sécurité, les préférences, la langue, les sessions et le fonctionnement des formulaires. Des technologies d'analyse ou de marketing peuvent également être utilisées lorsque cela est autorisé et, si requis, après obtention du consentement.
Les contrôles du navigateur peuvent bloquer ou supprimer les cookies, mais désactiver les cookies nécessaires peut empêcher certaines parties du site ou du service de fonctionner.
13. Communications marketing
Vous pouvez recevoir des informations sur les produits, des mises à jour et des offres lorsque la loi le permet ou lorsque vous choisissez de les recevoir. Vous pouvez vous désabonner via les instructions du message ou en envoyant un courriel à privacy@easyrentpro.com.
La désinscription du marketing n'empêche pas les communications essentielles relatives au compte, à la facturation, à la sécurité, au support, aux aspects juridiques ou au service.
14. Droits relatifs à la vie privée
Selon le lieu et les circonstances, vous pouvez avoir le droit de demander l'accès, la rectification, la suppression, la limitation, l'opposition, la portabilité, le retrait du consentement ou la révision de certaines décisions automatisées.
Les demandes doivent être envoyées à privacy@easyrentpro.com. Nous pouvons vérifier l'identité et l'autorité, et pouvons refuser ou limiter une demande lorsque la loi le permet. Lorsque la demande concerne des données contrôlées par une société de location utilisant Easy Web Rent, elle devrait normalement être adressée à cette société de location.
15. Enfants
Easy Rent Pro est un service destiné aux entreprises et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne sollicitons pas sciemment les enfants pour créer des comptes professionnels. Les sociétés de location sont responsables de déterminer si, et comment, elles traitent légalement les informations concernant des mineurs dans le cadre de leurs activités.
16. Incidents
Si nous identifions un incident de sécurité confirmé affectant des informations personnelles, nous enquêterons, contiendrons, remédierons, documenterons et fournirons les notifications requises par la loi applicable ou le contrat.
17. Liens et intégrations de tiers
Le site Web et la plateforme peuvent contenir des liens vers ou s'intégrer à des services tiers. Leurs politiques de confidentialité régissent leur traitement. Les clients doivent examiner ces politiques avant d'activer une intégration ou de soumettre des informations.
18. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements juridiques, de produit, de fournisseur, de sécurité ou opérationnels. La version révisée sera publiée avec une date mise à jour. Les changements importants seront communiqués lorsque cela est requis.
19. Contact et réclamations
Les demandes et questions relatives à la confidentialité peuvent être envoyées à privacy@easyrentpro.com ou info@easyrentpro.com.
Le cas échéant, vous pouvez également porter plainte auprès de l'autorité de protection des données responsable de votre lieu ou de l'activité de traitement concernée.